Roles en el consultorio: qué hace la secretaria y qué hace el doctor
Cuando todo el mundo hace de todo, nadie sabe quién es responsable de qué. Repartir las tareas administrativas con claridad libera al doctor, protege a la secretaria de reproches y deja constancia de quién hizo cada cosa.
Por qué definir roles
- El médico se concentra en atender a los pacientes.
- La secretaria sabe qué se espera de ella.
- Los errores tienen dueño y se corrigen más rápido.
Un reparto de ejemplo
| Tarea | Recepción | Doctor |
|---|---|---|
| Agendar, confirmar, reprogramar | Sí | Ve la agenda |
| Registrar llegadas | Sí | Ve quién espera |
| Solicitar y registrar autorizaciones | Sí | Supervisa pendientes |
| Cobrar y cuadrar la caja | Sí | Revisa el cierre |
| Reclamar a las ARS | Prepara | Decide casos difíciles |
| Resumen mensual y decisiones | Prepara datos | Revisa y decide |
Ejemplo ilustrativo: ajústelo a su consultorio.
Un usuario para cada persona
Compartir una sola clave para todos complica saber quién registró qué. Con un usuario por persona:
- Cada acción queda ligada a quien la hizo.
- Se puede dar solo el acceso necesario a cada quien.
- Si alguien se va, se retira su acceso sin afectar al resto.
Cómo implantarlo
- Haga la lista de tareas del consultorio.
- Asigne un responsable a cada una.
- Defina qué revisa el doctor y cada cuánto.
- Revise a los 30 días y ajuste.
Errores frecuentes
- El doctor aprueba cada detalle y se vuelve cuello de botella.
- La secretaria carga con todo sin respaldo.
- Nadie sabe quién anotó una autorización.
Para la rutina diaria de recepción, vea el día de la secretaria.
Preguntas frecuentes
¿La secretaria debe ver los ingresos del consultorio?
Depende de la confianza y la política de cada consultorio. Un sistema con usuarios permite decidirlo.
¿Y cuando hay varios doctores?
Cada médico contrata su propio sistema, a la medida de su consultorio.
Cada persona con su usuario
crmdoctores da a la secretaria su propio usuario para llegadas, cobros y autorizaciones, y al doctor la vista del día y el resumen del mes.
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