El día de la secretaria de un consultorio médico: rutina y checklist

Por el equipo de crmdoctores · 11 de noviembre de 2026 · 6 min de lectura

La secretaria sostiene el consultorio: contesta, agenda, recibe, cobra y gestiona seguros, casi siempre a la vez. Una rutina simple con listas de verificación le quita carga mental y le ahorra errores. Esta es una propuesta para adaptar.

Por qué una rutina escrita ayuda

Cuando todo depende de la memoria, lo que se olvida es lo menos urgente, y ahí nacen los problemas: la autorización que no se pidió, la cita sin confirmar, el cobro mal anotado. Una lista corta repetida cada día evita esas fugas.

Al abrir (10 minutos)

• Revisar la agenda del día: cuántas citas, cuáles son de primera vez y cuáles con seguro.
• Ver citas sin confirmar de hoy y de mañana y escribirles.
• Verificar que las citas con ARS tengan su autorización pedida o aprobada. Guía: autorizaciones de ARS.
• Contar el fondo inicial de la caja y registrarlo.
• Revisar los mensajes de WhatsApp que llegaron fuera de horario.

Durante el día

• Marcar la llegada de cada paciente apenas entra, para que el doctor vea quién espera.
• Cobrar separando lo que paga el paciente de lo que cubre la ARS, con su número de autorización.
• Anotar cada egreso en el momento, con concepto y monto.
• Dar seguimiento a autorizaciones pendientes con más de 10 minutos sin respuesta.
• Agendar la próxima cita antes de que el paciente salga.

Al cerrar (15 minutos)

• Cuadrar la caja con lo contado físicamente. Guía: cuadre de caja.
• Comprobar que todo paciente con seguro tiene su autorización registrada.
• Marcar las inasistencias del día.
• Dejar listos los mensajes de confirmación de mañana. Plantillas en WhatsApp para consultorios.
• Anotar pendientes para el día siguiente.

Una vez por semana

• Revisar lo que las ARS tienen atrasado.
• Ver cuántas citas se perdieron y por qué.
• Limpiar la lista de espera.

Preguntas frecuentes