Qué datos administrativos registrar de cada paciente (y cuáles no)
Una buena ficha administrativa ahorra preguntas repetidas y evita errores al agendar, cobrar y reclamar a la ARS. Esta guía propone qué datos conviene registrar y cuáles es mejor no guardar en el sistema del consultorio.
Alcance: hablamos de datos administrativos para agendar y cobrar. El historial clínico es otra cosa y lo maneja el médico según sus propios procesos.
Datos que conviene registrar
Identificación y contacto
- Nombre completo, tal como aparece en su documento.
- Teléfono o WhatsApp de contacto, y a quién escribir si es menor o adulto mayor.
- Correo, si lo usa.
Seguro
- ARS y número de afiliado.
- Tipo de plan, si el consultorio lo necesita para saber qué se autoriza.
- Si el paciente paga de forma particular.
Agenda
- Fecha de la última visita y de la próxima cita.
- Si faltó antes (para confirmar con más cuidado).
- Preferencia de horario o de canal de contacto.
Datos que es mejor no guardar en la ficha de agenda
- Diagnósticos, resultados o indicaciones médicas.
- Información que el paciente no tiene por qué dar para agendar.
- Copias de documentos que no se necesitan.
Pedir solo lo necesario hace que el paciente confíe y que la ficha sea fácil de mantener.
Cómo mantenerla al día
- Verificar en cada visita: «¿Sigue siendo este su teléfono? ¿Sigue con la misma ARS?».
- Corregir en el momento si algo cambió.
- Un solo lugar para todo el equipo, no cuadernos distintos.
Por qué importa para las ARS
Un número de afiliado mal escrito es un rechazo evitable. Con la ficha correcta, la autorización y la factura salen bien a la primera. Vea glosas y pagos atrasados.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe llenar la ficha?
Lo ideal es la persona de recepción, en la primera cita, con el paciente presente.
¿Puede el paciente actualizar sus datos por WhatsApp?
Puede avisarlos y recepción los actualiza. Verificar siempre antes de cambiar.
Fichas de pacientes conectadas con la agenda y los seguros
crmdoctores guarda la ficha de cada paciente con su ARS y la usa al agendar, cobrar y reclamar, con un usuario para cada persona del consultorio.
Ver una demo gratis